iDok, popis systému

Popis systému iDok

Systém se řadí do skupiny řešení DMS, Document management system. iDok je systém pro správu a distribuci dokumentů a procesů. Umožňuje kategorizovat a verzovat dokumenty, integruje schvalovací proces dokumentů, umožňuje distribuci řízené i neřízené dokumentace, hlídá platnost dokumentů, automaticky archivuje. Dokáže pracovat s dokumenty všech formátů, spravovat vazby mezi dokumenty.

Hlavní předností systému iDok je jednoduchost a přehlednost. Ke kategorizaci dokumentů se používají štítky. Tím odpadá obvyklý problém jiných systémů, kdy si uživatel musí pamatovat určitou adresářovou strukturu, aby mohl konkrétní dokument dohledat. Naproti tomu štítky umožňují vyhledat i dokument, u kterého neznáme ani jeho název ani místo uložení, stačí například vědět, že se jedná o smlouvu a například jméno obchodního partnera. Často používané kombinace štítků si uživatel může uložit a tím pracovat se seznamem dokumentů jako by se jednalo o šanon nebo adresář.

iDok uživatele neomezuje ani ho nenutí učit se nový složitý systém. Práce v systému iDok je přirozená, při propojení s aplikacemi Microsoft Office dokonce uživatel do iDoku nemusí vůbec vstupovat, stačí vytvářet nebo upravovat dokumenty běžným způsobem a doplněk pro Word dokument automaticky uloží do systému iDok.

iDok je na prodej, kontaktujte mě

Ukázky z uživatelského prostředí aplikace

TODO list

Výběr plánovaných funkcionalit v následující verzi systému:

• přehled úkolů konkrétního uživatele, možnost publikovat do služby Google Kalendář
• umožnit tzv. předschválení dokumentů, nová verze dokumentu nahradí současnou v den začátku platnosti nové verze dokumentu
• automatické notifikace při blížícím se konci platnosti dokumentu
• automatický import digitalizovaných dokumentů dle metadat
• automatická konverze Word dokumentů do formátu iDok editor
• iDok editor
  • umožnit ochranu dokumentu heslem
  • umožnit elektronicky podepsat dokument
  • umožnit vytvoření dokumentu ze šablony